Hvorfor åpne løsninger ødelegger produktivitet

Det overrasker meg alltid at åpne kontorlandskap fremdeles er en trend.  Enkelt firmaer skryter av det;  da Facebook åpnet sitt nye hovedkvarter i 2015, skrøt de av de hadde verdens største åpne kontorlandskap.  Det var artikler og bilder om hvor flott det var og hvordan det ville fremme kommunikasjon.  To år senere ser vi de samme problemer som vi alle har opplevd komme frem,  med lavere produktivitet,  klager på støy og enkelte som slutter fordi de ikke klarer å jobbe i et slik miljø.

Det minner meg om et reklameskilt som møtte meg på vei ut av San Francisco flyplass tidlig på 2000 tallet – på skiltet sto det bare:  Hos oss får du eget kontor!   Det var da en rekrutterings annonse for å tiltrekke seg de beste data ingeniørene.  Jeg så dette skiltet ukentlig da jeg pendlet mellom mine kontorer i San Diego og Silicon Valley, og hver gang så slo det meg hvor latterlig denne trenden med åpne kontorer var.  Jeg hadde selv vært involvert i evalueringsgruppen for Telenors nye bygg på Fornebu,  men hadde vært i mindretall i forhold til å ha flere kontorer og ikke bare åpne landskap.  Som leder for et utviklingsmiljø hvor vi hadde opptil 200 dataingeniører/programmere i forskjellige lokasjoner,  hadde jeg selv observert forskjellen i både produktivitet og ideutvikling i de forskjellige miljøene.  Det minst effektive var åpne kontorlandskap hvor både produktivitet,  ideutvikling og (paradoksalt nok) kommunikasjon var lavest.

Jeg er ikke alene,  det er flust med artikler om ledere og arbeidstakere som spør det samme spørsmålet – hvorfor er åpne landskap så populært?  De fleste ansatte hater åpne kontorer, så hvorfor bruker vi dem fortsatt?

Hvis man leser de positive artiklene,  så virker den fremdeles voksende trenden på åpne kontorløsninger rimelig nok. Tanken går ut på at ansatte vil bli lykkeligere og mer produktive hvis de jobber sammen i stedet for å bli skilt av tykke kontormurer. Unntatt at de blir ikke lykkeligere,  det er bevist mange studier.

Ledere og arbeidsgivere med planer om åpne kontorløsninger tror at ved å ta ned vegger og ta bort kontorer, vil ansatte bli mer produktive og skape bedre produkter og tjenester. Tanken er at åpne kontorer gir mulighet for mer samarbeid, og at åpne kontorer inviterer folk til å snakke mer ansikt til ansikt, slik at det blir større sannsynlighet for å ha meningsfulle diskusjoner. Påstanden er også at åpne kontorer gir folk en følelse av frihet,  fra de som taler varmt om åpne kontorlandskap.
Den populær tesen er at åpne kontorlandskap ikke bare fremmer samarbeid, slike løsninger eksemplifiserer også en "åpen" bedriftskultur. Åpne kontorer ser moderne ut, og etterligner den åpne planløsning som er blitt populær i moderne design av hus. Hvorfor har separate rom til kjøkken, stue og spisestue når du kan ha en stor åpen plass?
Det er dette bildet av moderne og stilrene løsninger som fremmer samarbeid og bedre bedriftskultur som blir presentert til ansatte,  styrer og tillitsvalgte.  Men er i de fleste tilfeller det de sier for å rettferdiggjøre sitt valg for å gå over til en åpen kontorløsning.
For virkeligheten er en annen en det som blir presentert.
I virkeligheten blir folk som jobber i en åpen planløsning, avbrutt oftere enn de på kontorer med dører. Ansatte i åpne kontorer blir ikke bare avbrutt mer ofte av sine medarbeidere; de forstyrrer også seg selv mer når de er i et åpent kontormiljø. Det er ikke bare forstyrrelser av andre i form av de prikker deg på skulderen eller prater med nabomannen,  det er generell støy og visuell støy.  Visuell støy er når folk går forbi, bevegelser rundt deg,  andres dataskjermer m.m.
For det meste liker folk ikke å jobbe i åpne kontorer. Ansatte foretrekker å kunne jobbe konsentrert med redusert antall avbrudd som kommer med kontorer med dører. Dette gjelder ikke alle miljøer, du kan finne miljøer der det er viktig å ikke ha vegger.  Slik som en shipbroker klient hvor øyeblikkelig kommunikasjon med andre meglere forutsatte en åpen løsning med to store meglerbord.  Men det er unntaket som bekrefter regelen,  for det meste fungerer ikke åpne landskap slik man tror.

Hva er den egentlige grunnen?

Den egentlige grunnen er at åpne kontorer ser bedre ut for bunnlinjen. De er mye billigere å bygge og vedlikeholde enn løsninger med kontorer. Mangelen på vegger og skillevegger gjør det enkelt og praktisk talt fritt å justere rommet mens bemanning stiger og faller. Du kan også passe mange flere mennesker i samme rom når du utelater vegger (Planet Money, 2016).

En annen grunn til at åpne kontorer vedvarer som en trend kan skyldes at store innovative teknologi bedrifter, som nettopp Facebook og også Google, fremdeles har åpne løsninger og viser bilder av sine flotte rom. Det er attraktive løsninger, ofte fordi de er designet og dekorert av designere, og med innovative og lekende elementer. Disse selskapene er vellykkede og en modell for andre. Så andre etterligner dem.

Problemet er at disse grunnene er på feil grunnlag.  Flere studier, bl.a. fra University of Sydney og fra Harvard viser at produktivitet går ned med 15 til 25% eller mer  -  dette utgjør selvfølgelig en kostnad som er mye mer en det lille man sparer i utgifter på å stue flere mennesker sammen.  Og det er ikke alt.  Åpne kontorer fører til dobbelt så mye sykdom ifølge studier i England,  og som jeg selv har observert,  generelt høyere sykefravær.  Og det viser seg at det faktisk er negativt for kreativitet.  Firmaer med åpne kontorer har funnet ut at de må gi ansatte muligheten til å jobbe hjemmefra til tider,  eller bygge flere stillerom for at man skal kunne fokusere.

Jeg har sett effektene av åpne landskap i flere firmaer – et eksempel er et firma hvor jeg var inne på en interimsleder kontrakt som salgsdirektør.  De var midt i en ombygging til åpne løsninger imot ønskene fra både ansatte og fagforeninger, inkludert mellomledere.  Men toppledelsen var klar i sin sak – dette skulle bli et moderne firma som kommuniserte bedre og med bedre miljø.  Resultatet var isteden lavere produktivitet,  dobling i sykemeldinger, og stor misnøye blant de ansatte.  Da jeg litt over et år senere ble tilbud jobben som administrerende direktør i firmaet så var det første jeg gjorde var å stoppe ombyggingen.

Hva har dette med TOC å gjøre?

Grunnen til at dette er tatt opp i en TOC blogg,  er at dette er en klassisk iboende konflikt som kan løses med TOC analyse.

Konflikten ligger i at man egentlig har eller bør ha et felles mål – et produktivt arbeidsmiljø med innovasjon og kreativitet, og et godt arbeidsmiljø.

​For å oppnå målet om produktivitet må man kunne ha mulighet til å jobbe fokusert og få ferdig oppgaver samtidig som man må ha god kommunikasjon og læring for innovasjon og utvikling.  Begge er nødvendig for et godt arbeidsmiljø.

For å kunne jobbe fokusert og gjøre ferdig oppgaver i tide,  må man kunne være i en situasjon hvor man ikke blir distrahert.  På den annen side må man jobbe i et åpen miljø (ifølge de som fremmer åpne løsninger) for å kunne ha optimal kommunikasjon og ideutveksling.

Og der er konflikten – skal vi få ting gjort med flere kontorer,  eller skal vi fokusere på åpne løsninger med bedre kommunikasjon?  Eller er det en bedre vei til målet hvor vi oppnår både produktivitet og god kommunikasjon og ideutvikling?
For å finne løsning må vi se på antagelsene.  Hvorfor tror vi at det er slik som i disse boksene? Er det riktig?

Først:  er det riktig at man må jobbe fokusert for å få produktivitet?  Hvis man leste artikkelen min om «multitasking» og lignende artikler, og den generelle litteraturen om produktivitet, så er det ganske klart at dette er riktig.

Er det så riktig at god kommunikasjon og læring fremmer kreativitet?  Igjen, dette er godt underbygd i den generelle litteraturen og lite dissens om dette.

Så går vi til neste trinn.  Er det slik at man må ha et lukket rom for å kunne fokusere,  er det slik at distraherende støy og visuell støy ødelegger for produktivitet? 

Det er ingen tvil om at støy og visuell støy ødelegger konsentrasjonen,  men er kontorer den eneste måten å ta vekk støy?  Som utviklings direktør i Telenor hadde jeg mange prosjekter og utviklingsmiljøer,  deriblant flere i åpne miljøer.  Det var et stort problem med støy for programmererne,  som vi prøvde å gjøre bedre med å sette opp skillevegger og støy kansellerende hodetelefoner.  Dette løste ikke problemet med visuell støy og sidemannen som avbryter deg med spørsmål.  De mest effektive var de som «tok over» stillerommene eller møterom for å jobbe.  I et annet selskap jeg ledet, ga jeg senior ingeniørene beskjed om å stenge telefonen og sette opptatt lapp på det nye kontoret de hadde fått – resultatet var at produksjonen mangedoblet!!

Jeg mener at denne antagelsen er riktig.
 
Hva med den andre siden av konflikten?  Antagelsen om at åpne kontorer fremmer kommunikasjon og kreativitet virker sannsynlig ved første blikk.  Men studier viser at at man må differensiere mellom hvilken type kommunikasjon det er snakk om.  Sosial kommunikasjon om den siste fotballkampen,  ferier,  været og så videre blir det mer av,  som kan fremme teamfølelsen,  men det viser seg at dette blir negativt over tid.  Det er også distraherende for andre

Den kreative kommunikasjon og den produktive kommunikasjonen skjer ikke i det åpne landskapet – man må trekke seg tilbake til møterom eller «off-site» for få dette til.  Da jeg besøkte Google i California,  observerte jeg at det fokuserte arbeidet skjedde i «pods» som egentlig var men for å ta seg en kjapp høneblund,  utenfor bygget og i bortgjemte hjørner  - her fant de ansatte muligheter til å gjemme seg bort å få ting gjort.  En del av historien her er også at når Google ansatte skal programmere er de flittige brukere av hjemmekontor.  Men for all del, Googles kontorer er spennende, lekne og inviterer til samarbeid.  Men det er også unikt og vanskelig å kopiere,  og har de samme problem stillinger som åpne landskap.

Antagelsen om at åpne kontorer skaper kreative og innovative miljøer som øker produktivitet er for det meste feil.  Studier har faktisk vist at det er bedre kommunikasjon i miljøer med kontorer, fordi kommunikasjonen er målrettet og fokusert.  Selv det sosiale aspektet av åpne kontorer er negativt for de fleste på grunn av støy, distraksjoner og mangel på privatliv.

​Konklusjonen er at åpne miljøer er for det meste negativt o
 
 
Så det store spørsmålet er faktisk om hvordan man skal få ledere og byggherrer til å forstå at åpne kontorer ikke er løsningen.  Og det er vanskelig når man kun ser på kostnader.

Det er en prosess for en annen gang .....

​Ta gjerne kontakt hvis dere ønsker å gå igjennom deres kjerne konflikt